Konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig ved sit første møde efter generalforsamlingen.

Deltagere i bestyrelsesmøder

Bestyrelsen og forretningsfører / kontorleder. Bestyrelsessuppleanter kan deltage, hvis / når de ønsker det.

Relevante gæster kan inviteres, dog kun efter aftale med formanden.

Mødefrekvens

Bestyrelsen holder ordinært møde hver anden måned (juli og december undtaget), jf. bestyrelsens mødeplan, som fastlægges på det første møde efter generalforsamlingen.

Mødeindkaldelse

Til ordinært bestyrelsesmøde foretages af sekretæren, med angivelse af dagsorden (inkl. bilag) senest 7 dage før mødet.

Punkter til dagsordenen skal være sekretæren i hænde senest 8 dage før mødet.

Efterretninger – siden sidste møde – fremsendes skriftligt til bestyrelsen senest fredagen før kommende ordinære bestyrelsesmøde. (Skal som minimum foreligge fra henholdsvis formand og forretningsfører / kontorleder.)

Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at få en sag sat på dagsordenen – senest 8 dage før selve mødet. Forslagsstiller anvender skabelon for dagsordenspunkter.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde

Afholdes når formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer begærer dette, med angivelse af punkter til dagsordenen.

Dagsorden

for ordinære bestyrelsesmøder skal som minimum indeholde flg. punkter

• Godkendelse af dagsorden
• Efterretninger fra
  • formanden
  • bestyrelsesmedlemmer
• Efterretninger fra forretningsfører / kontorleder
• Regnskabsbalance v/ kassereren
• Indkomne forslag
• Evaluering af forretnings- og strategiplaner
• Golfspilleren i centrum
• Eventuelt

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller en valgt mødeleder.

Bestyrelsen kan kun træffe beslutning i sager, der er på dagsordenen. Emner, som ikke er optaget på den udsendte dagsorden, kan ikke behandles, såfremt blot ét medlem er imod.

Forretningsføreren / kontorlederen samler en ”referatmappe” fra alle nedsatte klub-udvalg, som skal være tilgængelig for bestyrelsen fra ½ time før hvert bestyrelsesmøde.

Beslutningsprotokol

Beslutninger indskrives direkte i dagsordendokumentet (protokollen) på mødet og underskrives ved mødets afslutning af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

Beslutningsprotokollens åbne punkter lægges senest 3 dage efter mødets afholdelse på klubbens hjemmeside af forretningsfører / kontorleder.

Evt. ekstraordinær information videregives af sekretæren – i samarbejde med formanden.

Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg (FU)

FU, som består af klubbens formand, næstformand og kasserer, afholder møder når et af medlemmerne fremsætter ønske herom.

Bestyrelsen bemyndiger FU til at træffe beslutning på dennes vegne, i uopsættelige sager, der ikke giver anledning til tvivl.

Bestyrelsen orienteres hurtigst muligt.

FU følger herudover op på bestyrelsessager af væsentlig karakter.

Der udfærdiges et fortroligt referat, der fremsendes direkte til bestyrelsesmedlemmernes mailadresse.

Tavshedspligt / habilitet

Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til offentliggørelse blandt klubbens medlemmer.

Et bestyrelsesmedlem skal underrette bestyrelsen, hvis der er forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Bestyrelsen afgør, hvorvidt det pågældende medlem kan deltage i behandling af den sag, der har givet anledning til tvivlen. Tilsvarende gælder for suppleanterne.

Således vedtaget på bestyrelsesmødet d. 2. december, 2014.