Konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig ved sit første møde efter generalforsamlingen.

Deltagere i bestyrelsesmøder

Bestyrelsen og klubbens golfmanager. Bestyrelsessuppleanter kan deltage, hvis / når de ønsker det.

Relevante gæster kan inviteres, dog kun efter aftale med formanden.

Mødefrekvens

Bestyrelsen holder ordinært møde hver anden måned (juli og december undtaget), jf. bestyrelsens mødeplan, som fastlægges på det første møde efter generalforsamlingen.

Mødeindkaldelser

Mødeindkaldelse til ordinært bestyrelsesmøde foretages af sekretæren, med angivelse af dagsorden (inkl. bilag) senest 7 dage før mødet.

Punkter til dagsordenen skal være sekretæren i hænde senest 8 dage før mødet.

Efterretninger

Efterretninger siden sidste møde – fremsendes skriftligt til bestyrelsen senest fredagen før kommende ordinære bestyrelsesmøde. (Skal som minimum foreligge fra henholdsvis formand, forretningsudvalg og klubbens golfmanager.)

Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at få en sag sat på dagsordenen – senest 8 dage før selve mødet. Forslagsstiller motiverer sit dagsordenspunkt – skriftligt.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde

Ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes når formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer begærer dette, med angivelse af punkter og skriftlig motivation til dagsordenen.

Dagsordenen

Dagsorden for ordinære bestyrelsesmøder skal som minimum indeholde flg. punkter:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Efterretninger fra
   1. formanden
   2. bestyrelsesmedlemmer
3. Efterretninger fra klubbens golfmanager
   1.  medlemsstatistik
4. Regnskabsbalance v/ kassereren
5. Indkomne forslag (Motiveres)
6. Golfspilleren i centrum
7. Eventuelt

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller en valgt mødeleder.

Bestyrelsen kan kun træffe beslutning i sager, der er på dagsordenen. Emner, som ikke er optaget på den udsendte dagsorden, kan ikke behandles, såfremt blot ét medlem er imod.

Golfmanager samler referater fra alle udvalgsmøder i en digital mappe på klubbens server, som kan tilgås fra kontoret, når dette ønskes.

Beslutningsprotokol

Beslutninger indskrives i dagsordendokumentet (protokollen) af sekretæren og fremsendes til bestyrelsen ca. 7 dage efter mødets afholdelse.

Beslutningsprotokollens åbne punkter lægges hurtigst mulig efter mødets afholdelse på klubbens hjemmeside af den ansvarlige.

Evt. ekstraordinær information videregives af sekretæren – i samarbejde med formanden.

Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg (FU)

FU, som består af klubbens formand, næstformand og kasserer, afholder møder hver anden måned, jf. FUs mødeplan, som fastlægges på det første møde efter generalforsamlingen eller når et af medlemmerne fremsætter ønske herom.

Bestyrelsen bemyndiger FU til at træffe beslutning på dennes vegne, i uopsættelige sager, der ikke giver anledning til tvivl.

Bestyrelsen orienteres hurtigst muligt.

FU følger herudover op på bestyrelsessager af væsentlig karakter.

Der udfærdiges et fortroligt referat, der fremsendes direkte til bestyrelsesmedlemmernes mailadresse.

Tavshedspligt / habilitet

Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til offentliggørelse blandt klubbens medlemmer.

Et bestyrelsesmedlem skal underrette bestyrelsen, hvis der er forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Bestyrelsen afgør, hvorvidt det pågældende medlem kan deltage i behandling af den sag, der har givet anledning til tvivlen. Tilsvarende gælder for suppleanterne.

Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 24. februar, 2020.